Privacy statement
In het privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scoutinggroep Geulle via ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland.
Het privacy statement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Beleid en veiligheid
Scouting Geulle probeert een zo veilig mogelijke (speel)omgeving te creëren voor iedereen binnen de groep. Scouting Nederland heeft daarvoor een aantal zaken overkoepelend vastgesteld, waar Scouting Geulle zich volledig naar richt en onderschrijft. Voor de volledige documentatie over corona maatregelen, veiligheid, juridische zaken en het huishoudelijk reglement verwijzen wij dan ook graag naar Scouting Nederland via de volgende links:
Corona maatregelen: https://www.scouting.nl/nieuws/vragen-en-antwoorden-over-scouting-en-het-coronavirus-covid-19
Veiligheid en gezondheid: https://www.scouting.nl/ondersteuning/veiligheid-en-gezondheid
Privacy wetgeving: https://www.scouting.nl/ondersteuning/juridische-zaken/privacywetgeving

Verder stelt Scouting Nederland een huishoudelijk reglement vast dat door Scouting Geulle wordt aangehouden als basis voor Scouting Geulle. Het huishoudelijk reglement van Scouting Nederland is te downloaden op: https://www.scouting.nl/assets/uploads/doorzoekbareBestanden/06.Ondersteuning/Bestuurlijke-zaken/Huishoudelijk reglement en statuten/Huishoudelijk-reglement-2020.pdf

Rook, drank en drugs beleid
Scouting Geulle staat volledig achter de ‘rookvrije generatie’. Daardoor geldt een algeheel rookverbod binnen het gebouw en in het bijzijn van leden.
Tevens geldt een algeheel verbod op alcoholische dranken en drugs.
Er kan bij enkele activiteiten een uitzondering gemaakt worden ten aanzien van alcoholische drank. Dit zal dan door de leidersraad vooraf bepaald en kenbaar gemaakt worden. Er is buiten deze activiteit geen drank aanwezig bij Scouting Geulle.

Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via het aanmeldformulier van Scoutinggroep Geulle.
Deze papieren versie wordt bij het secretariaat opgeslagen dat als enige toegang er toe heeft.
Zodra de proefperiode verstreken is worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online (SOL). Hierbij hanteert Scoutinggroep Geulle het principe dat het absolute minimale aan informatie wordt ingevoerd om het lid aan te melden bij Scouting Nederland.
Voor het privacy statement omtrent Scouts Online (SOL) verwijzen wij naar www.scouting.nl/privacy.

Relevante gezondheidsinformatie
Scoutinggroep Geulle hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken (tijdens een kamp) of speciale maatregelen te nemen voor ieders veiligheid. Denk daar bij aan allergieën tegen bepaald voedsel, (tijdelijk) lichamelijk letsel waardoor deelname aan bepaalde programma’s lastig of onmogelijk wordt, enzovoorts.
Al deze informatie valt onder medische gegevens en zal dan ook als zodanig behandeld en vernietigd worden zodra deze niet meer relevant zijn. Deze gegevens zullen ook niet in SOL worden ingevoerd, alleen de desbetreffende speltak leiding zal voor zover nodig er van op de hoogte zijn.

Registratie activiteiten
Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een registratieformulier van Scoutinggroep Geulle.
Deze gegevens worden enkel gebruikt voor de desbetreffende activiteit, worden niet in SOL geregistreerd en zullen na beëindiging vernietigd worden.

Financiële gegevens
Voor het innen van contributie worden financiële gegevens gebruikt zoals uw rekeningnummer.
Deze gegevens zijn enkel bekend bij de penningmeester van de stichting en worden nergens anders gebruikt of geregistreerd. Deze gegevens zullen dus niet worden ingevoerd in het SOL systeem.
Alleen deze penningmeester heeft toegang op de gegevens en u kunt dan ook daar deze gegevens opvragen.

Contactlijsten
Behoudens het maken van een email lijst, whatsapp groepen en eventueel een aanwezigheidslijst voor diverse activiteiten worden geen lijsten gemaakt binnen de groep.

Online media
Scoutinggroep Geulle maakt gebruik van Social Media ten behoeve van promotie van de groep en plaatst ook beeldmateriaal van de groep.
Bij het ondertekenen van het lidmaatschapsformulier wordt hiervoor toestemming gegeven, deze is altijd in te trekken.

Beeldmateriaal
Scoutinggroep Geulle maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scoutinggroep Geulle en als herinnering.
Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl.
Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.